Tips para una videoconferencia exitosa.

Las videollamadas ya son parte de la vida cotidiana para muchos de nosotros, pero este recurso también tiene sus desafíos. 

Además de los problemas tecnológicos que se puedan presentar en una reunión digital, la preparación deficiente y la falta de etiqueta pueden poner fin a una reunión efectiva. Es por eso que, Mariana Mayró del equipo de Marketing de SweetPay, recomienda lo siguiente: 

1. Comprueba el programa estás utilizando.

Por razones de privacidad o políticas, las empresas pueden elegir diferentes soluciones. En internet se pueden encontrar muchos programas que cumplen la función, el detalle es, que no todos se adaptan a nuestras necesidades, por eso lo mejor es probar el programa con anticipación.  

2. Designa un líder de la reunión si son varios.

Esa persona es responsable de que la reunión comience y termine a tiempo, asegurándose de que todos estén conectados y liderando la discusión. 

3. Elimina todas las distracciones

Intenta encontrar un entorno de fondo lo más limpio posible, para que los demás participantes no se distraigan con ningún elemento que esté a tus espaldas. Además, silencia el teléfono y cierra sitios web o programas que no son necesarios usar durante la reunión, ya que algún sonido de notificación puede distraer al grupo. 

4. Piensa en tu ubicación frente a la cámara.

Debes estar lo suficientemente cerca de la cámara para que las expresiones faciales sean visibles y fáciles de interpretar, pero no tan cerca como para que se vean los poros y el vello nasal. Un poco por debajo de los hombros y con un poco de "aire" por encima de la cabeza generalmente se vuelven armoniosos.

5. Asegúrate de que el sonido sea bueno. 

Usa auriculares si los tienes, tanto para escuchar mejor como para que otros eviten escucharse con retraso o eco, a través de los altavoces cuando hablan. La mejor alternativa si no tienes auriculares y no eres el líder de la reunión, es presionar "silenciar" cuando no estás hablando. 

6. La luz.

Se entiende que una videoconferencia no es HD, pero si es importante que la iluminación sea lo suficientemente buena para apreciar tus expresiones faciales. No te coloques contraluz. 

7. No te distraigas en la web.

Por supuesto, puede ser tentador comenzar a navegar en la computadora o con el celular si la reunión no te parece demasiado interesante, pero esto puede que sea notable por el grupo y terminas ignorando los temas que se discutieron en la reunión. Si necesitas hacer una investigación rápida para avanzar en la reunión, puedes decir: "Está bien, lo buscaré y volveré en unos minutos".

8. Si es necesario, documenta la reunión. 

Puede ser útil poder refrescar la información y ver lo que realmente se dijo después de una reunión importante. Pero primero, preguntale a todos si están de acuerdo con la grabación, ya que puede ser una violación de la privacidad.

9. Deja que la gente hable.

Lo que se dice en una intervención después de que el orador toma un respiro y recibe un descanso de micrófono, puede ser lo más importante durante la reunión. Al no ver el lenguaje corporal del otro de la misma manera que durante una reunión regular, puede crear algo de estrés en torno al silencio y hace que todos quieran intervenir rápidamente. Pero trata de tomártelo con calma y dense tiempo para ser reflexivos.

10.  No mastiques chicle, ni comas en la reunión. 

Masticar chicle o comer, puede ser particularmente molesto durante una reunión, donde la cara es el foco.

11. El grupo debe saber lo básico para usar el programa. 

Dar directrices como "Presiona el botón en la parte inferior derecha" está condenado al fracaso, ya que las personas pueden sentarse con dispositivos móviles, tabletas o computadoras, lo que puede proporcionar un diseño completamente diferente, además de retrasar la reunión. 

12. Avisa que tendrás una reunión. 

Avisar en tu casa o lugar de trabajo que tendrás una reunión, es muy importante para que no hayan momentos incómodos o interrupciones. 

13. Comprueba tu conexión a internet. 

Antes de cada reunión comprueba que la conexión a internet sea estable o ubícate en una lugar donde la conexión sea más fuerte. Ten un plan B en caso de cualquier falla, como por ejemplo, compartir internet desde tu celular. 

14. Cuida tu imagen personal 

Es muy importante que tengas en cuenta la imagen que proyectas: la postura, la voz y el lenguaje. El tono de voz tiene que ser un poco más alto de lo habitual, pero sin exagerarlo. Antes de entrar a la reunión, peinate y arréglate, incluso ve al baño porque es de mal gusto interrumpir la reunión o peinarse frente a todos. 

Siguiendo estas recomendaciones, tendrás una excelente videoconferencia.

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