7 herramientas digitales que necesitas para trabajar desde casa

Hoy más que nunca, muchas empresas están trabajando desde casa. Nuestras tareas diarias de oficina cambiaron de repente a forma remota, desde reuniones, talleres, planes de negocios y más.

Mientras más y más personas trabajan desde casa, es importante encontrar herramientas digitales efectivas, tanto para video llamadas, presupuestos, así como también comunicación diaria simple. A continuación te presentamos algunas herramientas digitales para que tú y tu equipo tengan éxito en esta nueva forma de trabajo:

Alejandro Pinto, nuestro CTO en SweetPay, es experto en herramientas digitales y estas son sus 7 herramientas indispensables:

Comunicación diaria: Slack.

Slack es un aplicación popular para comunicarse y colaborar diariamente. Poder crear diferentes canales, temas, equipos y proyectos, hace que las preguntas y tomas de decisiones se hagan mucho más rápidas y eficientes. Además, reforzar los lazos con tu equipo, es igual de importante de forma remota, por eso puedes crear tu propio canal para comunicarte con tu equipo, todos los días. https://slack.com/

Video Conferencias: Zoom.

Zoom es una de las herramientas más populares para videoconferencias. Es fácil de usar y es ideal para principiantes. Simplemente ingresa al sitio web y programa una reunión. Además de videoconferencias, es excelente para seminarios web. Varias universidades e institutos, realizan cursos a través de esta herramienta. https://zoom.us

Planificación y gestión de proyectos: Trello.

Trello es excelente para planificar y gestionar proyectos. Puedes crear columnas para diferentes temas y tareas a realizar. Cada tarea se puede vincular con una persona en específico y así todos pueden ver quién está trabajando en qué. Además tienes la opción de calendario, la cual te permite vincular fechas. https://trello.com/

Trabajar en el mismo documento: Google Docs en Google Drive.

Este servicio es ideal cuando el trabajo es de forma remota. Por un lado, es una buena manera de recopilar y estructurar documentos, hojas de cálculos o presentaciones donde todos tienen acceso y por otro lado, pueden trabajar juntos en tiempo real. https://www.google.com/drive/

Para comentarios y votaciones: Mentimeter.

Con Mentimeter puedes hacer una pregunta que todos puedan responder y luego las respuestas aparecen de forma de tabla en tiempo real. También puedes crear encuestas. Si por ejemplo estás en una videollamada, comparte tu pantalla con Mentimeter para que todos vean al mismo tiempo lo que sucede. El fundador de Mentimeter es sueco, por lo que también es una tecnología muy unida a SweetPay.

https://www.mentimeter.com/

Resolución de problemas: Mural.co

Es una de las herramientas favoritas en nuestro equipo. Permite que todos puedan colaborar visualmente en diagramas, diseños, cronogramas y más. Incluso, te ofrece plantillas para la mayoría de tus requerimientos a nivel visual, esto ayuda a facilitarte el trabajo. https://mural.co/

Para talleres guiados: IdeaHunt.

IdeaHunt es estupendo para tener un taller remoto y en video. Te ofrece plantillas para diferentes partes del proceso de ideas y el análisis de FODA ( Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). Está muy bien hecho y es muy emocionante cuando se trata de lluvia de ideas, y por sobre todo, se documenta automáticamente. https://ideahunt.io

Además de la herramientas mencionadas anteriormente, Microsoft Teams y Google Hangouts, en esta crisis del Covid-19, ofrecen funciones de videoconferencias, chats y llamadas, completamente gratuitos durante seis meses “para apoyar el teletrabajo y la seguridad de todos en esta crisis sanitaria”.

Las herramientas digitales son fantásticas, pero no mágicas.

Prepara junto a tu equipo acuerdos sobre cómo trabajar de forma remota y escríbelo para que todos sepan qué hacer. Alejandro recomienda que debes pensar en 3 cosas al trabajar desde casa:

Decide qué hacer y dónde:

Comunica qué herramientas usar y qué se hará con ellas. Muchas herramientas tienen varias características y es importante explicarlas para no crear desorden. Por ejemplo, puede enviar muchos archivos y la mejor manera de estructurarlos es en DropBox o Google Drive.

Educación:

Asegúrate de que todos sepan cómo usarlas y que entiendan la función de cada una.

Aclarar disponibilidad:

Notifica cuándo estás disponible y cuándo no. Crea un horario. Nosotros, por ejemplo, hemos llegado a la conclusión de que se puede escribir por Slack fuera del horario laboral, pero eso no te asegura que el mensaje sea respondido al instante, así que decidimos cumplir un horario de 8 horas incluyendo la hora de almuerzo.

Esto es muy importante que se aclare y se cumpla para que tu equipo trabaje de forma armónica y eficiente.

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