7 formas de combatir la fatiga de las reuniones remotas

Acabas de terminar tu quinta videollamada y, en lugar de sentirte lleno de energía por la lluvia de ideas de tus compañeros de trabajo, te sientes agotado.  

Como parte de su investigación Human Factors Labs de Microsoft realizó experimentos utilizando dispositivos EEG para monitorear las ondas cerebrales de las personas que trabajan de forma remota y en persona. Los investigadores hicieron dos descubrimientos importantes:

  • La colaboración remota es más exigente mentalmente que la colaboración en persona. 
  • Las videoconferencias son más estresantes y agotadoras que el trabajo fuera de la reunión (como escribir correos electrónicos).

Entonces, si sientes que podrías arrojar tu computadora al piso si tienes que asistir a una videollamada más, ese podría ser su cerebro con exceso de trabajo pidiendo un descanso. A continuación, repasamos algunas formas de superar la fatiga de las reuniones para que pueda hacer su mejor trabajo.

Afortunadamente, existen formas respaldadas por la ciencia para combatir la fatiga de las reuniones. Repasemos algunos pasos prácticos que puedes tomar hoy para recargar tus baterías antes de dirigirte a otra videollamada con tus colegas.

  1. Crea una agenda de antemano y compártela con todos los participantes.

Las reuniones que deambulan de un tema a otro sin propósito son agotadoras y una pérdida de tiempo. Antes de cada reunión, crea una agenda que enumere los temas importantes que deseas abordar y el objetivo general de la reunión.

Y por supuesto, no olvides enviar esta agenda a todos los participantes de antemano. Esto les permite preparar preguntas, ideas o inquietudes que les gustaría comentar durante la reunión. 

  1. Se selectivo a la hora de invitar.

Para reuniones menos estresantes y más eficientes, manténlas lo más pequeñas posible. Cuantas más personas agregues a una reunión, especialmente una videollamada, más distracciones potenciales surgirán. Además, siempre será más agotador tratar de gestionar una reunión de 20 personas en lugar de una de 5 personas.

  1. Limita la duración de la reunión.

Seamos realistas, cualquiera se fatiga si una reunión se prolonga durante 75 minutos. Doodle descubrió que la reunión promedio dura aproximadamente una hora. Pero, los investigadores de Microsoft recomiendan limitar las reuniones a 30 minutos. Y bueno, tal vez haya sabiduría detrás del hecho de que la versión gratuita de Zoom finaliza automáticamente las reuniones en la marca de los 40 minutos.

  1. Toma descansos frecuentes.

Hablando de descansos... ¡deberías tomar más de ellos! Esto puede parecer contrario a la productividad, intentar superar la fatiga no conduce a una mayor productividad, sólo conduce a más fatiga. Toma un descanso de 15 minutos.

Te apuntamos unos consejos más para tomar descansos tranquilos:

  • Piensa en 20-20-20:  Para aliviar la fatiga visual, cada 20 minutos, mira algo a 20 pies de distancia durante 20 segundos.
  • Utiliza la técnica Pomodoro: Trabaja en sesiones enfocadas de 25 minutos seguidos de un descanso de 5 minutos. En realidad, puedes elegir cualquier período de tiempo para las sesiones de trabajo y los descansos. La clave es simplemente tener sesiones de trabajo enfocadas y descansos deliberados.
  • Deja la electrónica: No te limites a cambiar la pantalla de tu portátil por la pantalla de tu iPhone. Sal a caminar, incluso si es a la cocina para tomar un refrigerio o a la terraza del departamento para respirar un poco.
  1. Reduce el ruido molesto.

En una reunión física, todos estarían en la misma sala y sería más fácil identificar los ruidos molestos. Pero en una reunión virtual, tienes fuentes de ruido de varios lugares diferentes a la vez. Esto requiere que gastes más energía tratando de identificar de dónde proviene el ruido y escuchar lo que dicen los altavoces. Recuerda que tanto Zoom, como en otras plataformas, pueden encontrar la opción de silenciar a todos y activar el micrófono de algún participante en específico. 

  1. Elimina las distracciones.

Asegúrate de verificar tu espacio antes de una reunión: tener una pared en blanco directamente detrás de usted puede minimizar las distracciones. Alternativamente, puede usar Zoom y establecer un fondo virtual. Aún mejor, hacer que todo su equipo use el mismo fondo virtual puede imitar la sensación de estar en la misma habitación o, al menos, deshacerse de las distracciones.

  1. Cuando sea posible, evita las reuniones.

No estamos diciendo que elimines las reuniones por completo, especialmente si estás en un equipo completamente remoto. Pero debido a que las videoconferencias son más exigentes mentalmente que escribir un correo electrónico, si puede ser un correo electrónico, conviértalo en uno.

Tal vez sea difícil ver a tus compañeros de trabajo en la pantalla por no poder pasar el rato con ellos en persona. Está bien extrañar a la gente y reconocerlo. 

Esperamos que estos consejos puedan ayudarte a vencer la fatiga de las reuniones para siempre. 

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